A expressão soft skills tem dado o que falar nas esferas corporativas. Na verdade, trata-se de um termo sociológico em referência às pessoas que possuem um bom nível de inteligência emocional (QE = Quociente de Inteligência Emocional), sustentado por habilidades que têm impacto direto na qualidade das relações interpessoais e que configuram a excelência na interface com o outro. São atrativos do perfil profissional que respondem pelo sucesso ou fracasso do processo de socialização e interação entre os grupos nas células de trabalho.

Resiliência, jogo de cintura, comunicação acessível, empatia e otimismo são traços que sinalizam a capacidade que o profissional tem de contornar situações e conquistar a simpatia e o apoio das pessoas pela maestria com que lida com elas.

Não é raro, após reuniões mais acaloradas nas empresas, ouvir comentários a respeito daquele profissional que consegue fugir de posturas ostensivas, posicionando-se com maturidade e oferecendo colocações razoáveis e oportunas. Pensam com isenção, sem melindres, pois não tomam como pessoais as posições contrárias às suas. Esse padrão comportamental converge à estrutura das competências sociais e é muito significativo quando avaliado pelo valor agregado que proporciona às organizações.

O quociente emocional é um componente de fundamental importância enquanto contribuição do profissional para o sucesso das relações de trabalho nas empresas. Lidar com pessoas que validam os recursos advindos dos processos de autoconhecimento e autogestão é um beneficio direto, pois em vez de trabalharem no “self” e agirem de modo reativo ao que não os favorece, conseguem manter um bom entendimento com as pessoas pela disposição que têm em lidar com o outro, conquistando assim sua credibilidade.

Em um universo onde a maioria dos problemas nas empresas advêm do entrave nas relações interpessoais, ser mestre na arte de relacionar-se com o outro pode configurar o abre portas para uma carreira de sucesso. Por este motivo, as habilidades comportamentais corroboram cada vez mais o perfil do profissional ambicionado pelas empresas. Em posições de liderança, aqueles que conseguem incluir a percepção do outro na sua realidade, geralmente, tornam-se referência para suas equipes e contribuem para construção de um diferencial de conduta.

Você consegue imaginar um gestor que, no desafio de liderar pessoas, afirme que “o resultado prático de um grupo independe da quantidade de sorriso, de por favor, de obrigado e de cuidados dispensados aos seus colaboradores?” Ou mesmo que “gentilezas põem a mesa, mas não garantem o jantar”? Como construir alianças em prol de resultados comuns sem privilegiar o engajamento? Se o ser humano por condição natural é carente de insumo emocional e as relações para serem justas devem oferecer troca, que ganho existe numa relação onde um não legitima o “ser” do outro?

A despeito daqueles que ainda resistem ao autodesenvolvimento por estarem reféns do jeito robótico de ser, percebe-se um movimento crescente das instituições de ensino e empresas de diversos segmentos investindo cada vez mais no conceito sutil da condição humana como garantia da sustentabilidade das relações de trabalho e preservação dos resultados.

Sentimentos e emoções ignorados afetam comportamentos, dificultam relacionamentos e anulam os resultados das iniciativas inclusivas e participativas, comprometendo a sustentabilidade das relações de trabalho. Tratar bem as pessoas, decididamente, é e sempre será um excelente recurso em garantia à longevidade dos negócios pessoais e profissionais.

E sobre você? Quais dos seus traços de personalidade ilustram o conceito de soft skills?

Fonte: Waleska Farias, Blog HSM

Mais produtividade e menos estresse

Conheça como a metodologia GTD pode ajudar na organização diária, tanto pessoal quanto profissional

“Nirvana é percebermos a transitoriedade de tudo que existe e sermos capazes de tranquilamente agirmos para transformar as coisas de maneira que o bem seja comum a todos os seres” (Monja Coen). Numa explicação muito simplista, o estado Nirvana, para os budistas, é alcançar a felicidade plena, a tranquilidade, a paz pela sabedoria. Isso parece o paraíso e você já ficaria feliz se conseguisse cumprir as tarefas diárias sem estresse e começar uma semana sem pendências?

Com um mínimo de organização e planejamento você pode chegar lá e, de quebra, aumentar a produtividade. Mas tenha sempre em mente que a disciplina é fundamental. Entre as técnicas e recursos disponíveis está a metodologia Getting Things Done (GTD), ou como na tradução do livro em português, “A Arte de Fazer Acontecer”, elaborada pelo consultor David Allen.

O método GTD prioriza a simplicidade, a flexibilidade e a rapidez. Segundo o consultor Daniel Burd, parceiro certificado da David Allen Company no Brasil, a metodologia “tem o objetivo de ajudar as pessoas a serem mais produtivas, conseguirem atingir suas metas, ao mesmo tempo que ajuda as pessoas a conquistarem um pouco mais de paz mental e harmonia. As pessoas acabam ficando muito angustiadas e estressadas com muitas coisas para fazer. Então, a proposta é esta: ser mais produtivo e menos estressado”.  Ele ressalta que não é uma fórmula mágica e que dá muito trabalho.

De acordo com Burd, são três os passos básicos da metodologia GTD, que organiza os compromissos de forma estruturada. O primeiro deles é a coleta ou captura: “a ideia é não deixar nada na cabeça”.

Anote todos os compromissos e tarefas, desde os mais básicos. Faça uma espécie de mapa desses compromissos – use uma agenda, um caderno de anotações, uma planilha no computador, enfim, a ferramenta que estiver mais à mão e seja mais fácil para a consulta. Se deixar só por conta da memória, é grande o risco de esquecimento e se lembrar na hora errada, a ansiedade e o estresse podem se instalar.

O próximo passo é processar – “o processamento ocorre uma vez por dia, quando você pega tudo o que capturou para atualizar o painel de compromissos”, orienta o consultor.

Por último, o planejamento semanal – “uma vez por semana, você vai olhar o painel e vai planejar a semana seguinte”. Segundo Burd, é um momento mais estratégico, que precisa de muita atenção e reflexão. E uma dica preciosa do consultor: “deixe duas horas por dia livres na sua agenda. Elas serão importantes para acomodar os imprevistos”.

Para estabelecer as prioridades na hora de organizar a semana, a metodologia GTD também recomenda atenção ao que chama de seis horizontes: propósito, visão, objetivos, áreas de foco, projetos e ações.

Isso facilita a distribuição das tarefas de acordo com o grau de importância, os meios necessários para realizá-las e até mesmo a previsão para que sejam concluídas. O fato de deixar tudo anotado facilita o foco, a concentração, uma vez que o indivíduo tem bem estabelecido e programado os afazeres.

O sucesso da metodologia está na persistência. Com o tempo, garante o consultor, vira hábito. Ele estima que sejam necessários dois anos para a absorção. “Dá certo para a pessoa que tem vontade de se aprimorar”, ressalta. Para obter resultados satisfatórios é preciso postura, muito mais do que disciplina, na avaliação dele.

Qualquer um pode fazer uso da técnica, em qualquer área de atuação. “As pessoas que têm muitas coisas para fazer são as que mais se beneficiam. (O método GTD) não divide a pessoa em profissional e pessoal. Ele cuida, basicamente, da sua cabeça”, explica Burd.

Mas não é tão fácil quanto parece e o consultor alerta que se não tiver uma pessoa por perto, para saber como estão a organização e o planejamento, há a possibilidade do esquema ser interrompido. Para evitar que isso aconteça, ele costuma acompanhar os clientes por um período de até quatro meses, com mais de um contato por semana.

Com a casa em ordem e as tarefas bem planejadas, abre-se caminho para aumentar a produtividade. Bom momento para retomar um projeto que ficou esquecido em alguma gaveta.

E é provável que sobre muito mais tempo para as atividades que ajudam a manter o equilíbrio, a paz e a harmonia. A prática de um esporte, uma programação cultural ou a meditação. O estado Nirvana de cada um pode estar mais próximo.

Fonte: Portal HSM 02/08/2011

Reduza o uso do e-mail

Confira algumas dicas para substituir o e-mail por outras ferramentas que podem ser mais produtivas no dia-a-dia com a equipe

O email surgiu em 1965 e vem sendo utilizado desde então com pouquíssimas alterações na sua tecnologia e usabilidade. Por volta da década de 90 começou a ser adotado nas empresas como ferramenta de comunicação. Atualmente, é uma unanimidade, todo mundo tem email, mas ao mesmo tempo se tornou o maior problema corporativo.

As pessoas usam muito mal o email. Emails incompletos, excesso de email, cópia para todos, spams entre outros problemas que fazem o email um dos maiores ladrões de tempo.

A indústria fala que o email deve morrer nas próximas décadas, sendo substituído por outras opções mais eficientes e modernas. Isso não quer dizer que você precisa esperar o fim do email para começar a ser mais produtivo, existem diversas alternativas para serem utilizadas pela sua equipe que podem reduzir o volume de emails e aumentar a colaboração. Aqui vão algumas opções de fácil implantação na sua equipe.

1 – Planilha Colaborativa

Uma das principais utilizações do email é para a distribuição e follow up de tarefas. Esse é também o principal motivo de urgências e esquecimentos, pois em geral esses emails se misturam na entupida Caixa de Entrada e fica difícil de organizar e planejar essas demandas.

Uma forma de reduzir seus emails e melhorar a gestão de atividades do time é ter uma planilha compartilhada entre todos os membros do grupo para delegar atividades. Esta planilha deve conter: o que deve ser feito; responsável, data de entrega e a prioridade.

O time deve se acostumar a abrir a planilha pela manhã e manter sempre atualizada. É simples e eficiente, reduz emails, organza demandas, reduz a necessidade de reuniões de follow up.  O grupo só precisa de um esforço no começo para comprar a ideia e usar com constância.

2 – Skype e Messenger

Eu sou a favor da utilização de comunicadores no ambiente de trabalho. Você pode usar as soluções públicas e gratuitas como Skype, Messenger ou alguma solução privada para uso interno apenas.

Quando bem aplicadas essas ferramentas são ótimas para evitar emails e agilizar a comunicação. Claro que isso exige um treinamento de boas práticas e que tudo seja logado, evitando assim o uso exagerado.

3 – Intranets

Apesar de estarem sendo pouco faladas nos últimos tempos, às intranets devem voltar com força total na luta para diminuir os emails. É o tipo de investimento que tem um bom retorno na melhoria da comunicação.

Existem diversos recursos que a Intranet pode contribuir na substituição de emails. O que eu gosto de destacar é o uso para publicação de perguntas frequentes. Repare quantas vezes você usa seu email para responder perguntas que já respondeu dezenas de vezes.

Se essas perguntas estivessem em um local onde as pessoas pudessem pesquisar respostas o ganho de tempo seria muito grande. Além desse recurso, existem fóruns, publicação de vídeos e de procedimentos que ajudam a equipe a se “auto-administrar”.

4 – Software de Colaboração

Existem softwares específicos para aumentar a colaboração do time que podem revolucionar toda a empresa e a gestão das equipes. Eles reúnem todos os recursos que mencionei acima e muitos outros que gerenciam metas e projetos, além de fazer uma gestão estruturada de processos.

Apesar de exigirem esforço inicial de implantação, quando enraizados na cultura, o retorno sobre o investimento compensa muito. Dê uma olhada em produtos como SharePoint, Neotriad, Basecamp.

5 – O bom e velho telefone

E por último, um grande guerreiro na luta por menos emails na empresa é sem dúvida o telefone. Nada como falar com alguém ao invés de se esconder atrás de emails. Temos de estimular o uso do telefone para assuntos urgentes e complexos, que geralmente não conseguem ser bem resolvidos por email.

O email ainda demora a morrer, mas você pode começar desde já a ajudar a equipe a ser muito mais produtiva com outras ferramentas. Vale pensar como aplicar essas e outras estratégias na sua equipe e evitar o roubo do tempo talentoso de seus colaboradores.

Ate a próxima e espero que você não envie esse artigo por email (agende um café pra falar sobre ele)!

Por Christian Barbosa (Especialista em administração de tempo e Produtividade, é fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. É Autor dos livros “A Tríade do Tempo”, “Você, Dona do Seu Tempo”, “Estou em Reunião” e co-autor de “Mais Tempo, Mais Dinheiro”).
Fonte: Portal HSM 14/7/2011

Concentração: uma aliada dos bons resultados

Quando a cabeça não pensa e não descansa, o corpo padece e a produtividade despenca. Garantir as boas horas de sono, permitir-se um café longe da mesa de trabalho e organizar-se só favorecem a concentração

Quem nunca ficou longe da leiteira enquanto o leite estava no fogo? Esta desatenção certamente rendeu alguns minutos extras no dia que não estavam programados para limpar o fogão. Os motivos para isso ter acontecido são inúmeros, como sono, limpeza da pia, acordar as crianças, tirar o jantar do freezer, pegar o jornal, verificar os emails, olhar a lista de compras que a empregada deixou etc. São muitas coisas dividindo a nossa atenção ao mesmo tempo e, claro, não é só em casa. Nestas condições, fica difícil manter a concentração.

Segundo Priscilla de Sá, coaching e membro da Sociedade Brasileira de Coaching, é muito fácil encontrar “pessoas atarefadas, ocupadas, mas não necessariamente produtivas. Temos uma cultura, desde pequenos, de que precisamos ser solícitos, que temos de fazer tudo para todo mundo, que o bom funcionário é o ‘faz tudo’. E isso não é mais verdade, não é essa a realidade do mercado. Hoje em dia você tem de fazer mais daquilo que você faz melhor. Aí sim você está sendo produtivo de verdade”.

Para Priscilla, muitas pessoas querem abraçar mais do que suportam e não delegam. A grande deficiência, de acordo com a coaching, é a falta do senso sobre o que realmente é importante: “quando você pensa em produtividade, foco, concentração, é preciso estabelecer prioridades.”

O leite derramado é só uma metáfora para discutir as consequências da falta de atenção, tanto nas atividades corriqueiras quanto nos objetivos de vida. Uma pessoa (ou até mesmo uma empresa) que tem dificuldade para manter o foco no cotidiano, pode ter problemas para visualizar o futuro. O cansaço, a insatisfação, as noites mal dormidas, o estresse, o sedentarismo, a correria do dia a dia sem planejamento são alguns fatores que comprometem a concentração no trabalho.

E não se esqueça do tempo perdido com atividades inúteis e improdutivas. Não é preciso ser nenhum especialista para concluir que o rendimento fica enfraquecido também. Ter a mente tranquila e um bom planejamento são condições essenciais para garantir bons resultados.

Existem atividades que ajudam a melhorar a concentração, como ler um bom livro, praticar exercícios físicos e fazer pausas regulares durante o horário de trabalho. Respeitar a necessidade de repouso do corpo e mente – ou seja, dormir – também faz uma grande diferença. Segundo o médico James O’Brien, do Boston Sleep Care Center, em Massachusetts, nos Estados Unidos,  dormir não é luxo, mas “uma necessidade do corpo humano para que tenha um nível ótimo de funcionamento”.

Com as condições físicas em ordem, é hora de planejar e gerir melhor o tempo. Priscilla ressalta que “as 24 horas são iguais para todos. Por que alguns são mais produtivos que outros? Por que alguns estão mais concentrados do que outros? Porque têm bons hábitos, são organizados, têm o mínimo de sistematização do pensamento, porque são metódicos. Enfim, um pouco de método, um pouco de planejamento não faz mal a ninguém”.

Compreender-se, respeitar-se e conseguir se organizar é meio caminho andado. As empresas, por outro lado, também podem dar uma forcinha para melhorar a concentração do funcionário. Algumas mais liberais não cobram do empregado o cumprimento de horário ou a presença no escritório, desde que o trabalho seja entregue no prazo estabelecido. A liberdade de poder escolher onde, como e quando trabalhar funciona muito bem para muitas pessoas. Talvez cumprir o “horário comercial” não seja tão vantajoso para as partes.

Caso não seja possível o trabalho “remoto”, liberar a consulta a sites alheios às atividades profissionais, por exemplo, não é de todo ruim. Se vai deixar o funcionário feliz, que mal há em permitir que ele consiga condições para lá de especiais com alguma “compra coletiva” ou receba boas notícias pelas redes sociais?

De acordo com uma pesquisa feita pela Universidade de Melbourne, na Austrália, navegar na internet por diversão durante o expediente aumenta a produtividade e ajuda a aprimorar a concentração. “Mas não pode abusar”, lembra Priscilla de Sá. Afinal a internet mal utilizada é um dos principais “ladrões de tempo”. Aquela dica das “pausas regulares” pode ser um bom momento para essa navegação sem compromisso.

Para não chorar sobre o leite derramado, não prejudicar o desempenho pessoal e comprometer a produtividade, respeite os limites e dê atenção aos sinais do corpo. Dizer ‘não’ e saber a hora de parar são extremamente importantes para os bons resultados. As dicas da Priscilla são: delegue tudo o que for possível; estabeleça as prioridades; esvazie a mente e se concentre no momento presente; feche os olhos e relaxe – tenha consciência de que você fez o melhor que podia.

Fonte: Portal HSM 05/07/2011

Tempo dos resilientes

Mais do que ser competente, eficiente e eficaz, antever os problemas e ser proativo, hoje o diferencial do profissional é ser resiliente. Veja a razão e aprenda como desenvolver esta característica na vida pessoal e profissional

Quase sempre me pego entre os encantos e devaneios do mundo de hoje, porém, nem sempre chego a uma conclusão. Ainda assim, tenho a convicção da grande dificuldade que o ser humano contemporâneo tem em lidar com suas frustrações.

Como sempre digo, pensar os problemas e as dificuldades tem sido uma tarefa fácil aos pensadores. No entanto, acredito na busca das soluções por meio da resiliência – uma difícil estratégia de equilíbrio.

A resiliência é um termo advindo da física e traz em sua essência a ideia de que uma estrutura elástica tem a capacidade de ser deformada ou esticada, voltando sempre a sua forma original. Para nós psicólogos, esta é a grande habilidade que o ser humano deve ter para administração de situações de conflitos e crises nos dias de hoje.

Alguém resiliente é capaz de passar por grandes momentos de dificuldade, tais como: traumas, situações estressantes, conflitos e crises dos mais diferentes tipos. O resiliente consegue sair destas situações positivamente transformado, como se tivesse atravessado o “inferno” e retornado de lá melhor estruturado.

É impressionante a quantidade de situações frustrantes e de conflitos que conseguimos administrar. Ser competente, eficiente e eficaz, antever os problemas e ser proativo são apenas algumas das características que, atualmente, são fundamentais para que sejamos bons profissionais. Mas, o que realmente tem sido um diferencial é a capacidade de resiliência que uma pessoa pode ter.

Mas talvez a complexidade em ser resiliente esteja nos elementos que a estruturam, muito mais do que na ação em si. Uma das principais características do resiliente é quanto a sua auto-estima, a qual não privilegia suas capacidades, mas a compreensão de suas limitações, fazendo com que exista um equilíbrio das forças, aliado a satisfação de suas próprias cobranças pessoais.

O desequilíbrio entre auto-estima e cobrança pessoal pode ser o grande desencadeador de conflitos, ou em alguns casos, até de patologias do psiquismo. Possivelmente a melhor estratégia para alcançar este equilíbrio seja a busca pela flexibilidade, não frente aos comportamentos do outro, mas sim a sua própria forma de agir no mundo.

Compreendendo isto como um fato, o passo seguinte é estabelecer relações humanas mais favoráveis, onde o dar e receber se torne natural e não apenas uma obrigação social ou mesmo uma estratégia formalizada. Ao entendermos que lidamos com pessoas e não com processos ou procedimentos, internalizamos outras possibilidades, as quais nos dão acesso a uma maior gama de ações na solução dos conflitos.

Buscar um pensamento independente é a próxima instância após percebermos a ampliação do universo no qual estamos inseridos. Ao pensarmos em um contexto profissional, a quantidade de variáveis que surgirão ao adequarmos nossas relações humanas nos criará novos papéis e possibilidades, que se não nos permitirmos pensar, toda ação irá por terra. Confira abaixo algumas dicas para se manter resiliente:

1. Mantenha a mente aberta.
2. Não se esqueça de manter o bom humor, pois este ingrediente é o diferencial dos vencedores. Quem alimenta o ódio e o rancor, além de não alcançar seus objetivos, corre o risco de adoecer precocemente.
3. Busque perceber o tempo todo seus próprios sentimentos, pois desta maneira não será pego de surpresa por momentos incontroláveis. Aproveite e esteja atendo aos sentimentos das pessoas a sua volta, pois esta poderá ser sua “arma secreta” para evitar conflitos.
4. Mantenha-se sempre compromissado com a vida, vivendo plenamente seus planos e objetivos, podendo ressignificá-los a qualquer tempo, ou seja, refazer seus projetos.

Por fim acredito em três princípios básicos para a vida, os quais também servem aos resilientes:

1. Priorize-se – você em 1º lugar pode fazer bem ao mundo todo!
2. Recomece sempre – você sempre pode reescrever a sua própria história.
3. Nunca desista – sempre há uma saída.

Maurício Figueiredo (Psicólogo e Pedagogo, pós-graduado em Luto. Consultor em Recursos Humanos. Psicólogo do Centro de Apoio Social da Polícia Militar do Estado de São Paulo. Diretor do Instituto Atena de Psicologia Aplicada – http://www.mauriciofigueiredo.blogspot.com/)

Fonte: HSM Online 01/11/2010